Een vastgoedbeheerder is een persoon waarbij huurders en verhuurders terecht kunnen met al hun vragen op het gebied van huurwoningen. Een belangenbehartiger die in veel situaties verder zal kijken dan zijn neus lang is. Iemand die zijn/haar hoofd koel houdt bij lastige vraagstukken en calamiteiten. Maar hoe vind je jouw vastgoedbeheerder? En over welke kwaliteiten moet een betrouwbare vastgoedbeheerder beschikken?
Groot netwerk
Een vastgoedbeheerder is niets zonder netwerk. Als er een melding door huurder of verhuurder wordt gemaakt moet deze in behandeling worden genomen en verholpen. Bij een groter aantal klanten kan de vastgoedbeheerder dit niet langer zelf en zal de melding ondergebracht moeten worden bij iemand uit zijn netwerk. Als een vastgoedbeheerder onderweg is voor technische problemen dan kan de telefoon of mail niet beantwoord worden. Natuurlijk wil je wel direct contact met je vastgoedbeheerder als er een issue is die je bezighoudt. Door een groot netwerk in te zetten van (lokale) monteurs, inspecteurs, makelaars en financierders, blijft de vastgoedbeheerder bereikbaar en besteed hij andere werkzaamheden uit.
De meeste vastgoedbeheerders stellen de samenwerkingspartners voor op hun website. Check of deze partijen in jouw regio zitten. Iemand uit jouw regio heeft minder reistijd/reiskosten en kent de regio natuurlijk als zijn broekzak.
2 Goed met mensen
Dit vind ik misschien wel het belangrijkste kenmerk van een vastgoedbeheerder. Bij problemen wil je niet alleen dat je probleem (bijvoorbeeld een lekkende cv-ketel) wordt opgelost maar ook dat het onderlinge contact tussen alle partijen goed blijft. Zonder communicatie met huurders, verhuurders en monteurs die direct of indirect betrokken zijn bij het vastgoed kun je nooit optimaal beheren.
Een vastgoedbeheerder is een spin in het web en moet iedereen op zijn gemak kunnen stellen. Hierbij is een open communicatie tussen alle betrokken partijen cruciaal. Een beheerder heeft dan ook meerdere manieren om te communiceren; bellen, mailen, via de online omgeving of door langs te gaan. In alle gevallen is het belangrijk dat hij zich kan verplaatsen in de opdrachtgever en andere betrokkenen.
3 Specialistische kennis
De vastgoedbeheerder is een specialist op het gebied van vastgoedmanagement. Maar wat moet je je hierbij voorstellen? Allereerst heb je algemene kennis; bijvoorbeeld kennis over huurcontracten, technische meldingen of financiën (bijv. de huurbetalingen).
Daarnaast is een extra specialisatie mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld de specialisatie zijn voor het technisch beheer (technisch vastgoedmanagement) of het financiële beheer (financieel vastgoedmanagement). De meeste vastgoedbeheerders kiezen één van deze twee mogelijkheden (en niet beide) zodat de focus ligt op iets waar ze goed in zijn en veel verstand van hebben. Bepaal waar voor jou het aandachtsgebied ligt en maak op basis daarvan de keuze voor technisch of financieel.
Een voordeel hierbij is dat ze samenwerken en zorgen voor de onderlinge afstemming. De financiën en een technische melding worden besproken en op elkaar afgestemd.
Een vastgoedbeheerder kan zijn kennis uitbreiden door het behalen van bepaalde certificaten of het doen van een opleiding. Ook is het mogelijk om keurmerken te behalen of je aan te sluiten bij een brancheorganisatie.
4 Georganiseerd
Het is verstandig is om zo georganiseerd mogelijk te werken (zeker bij grotere vastgoedportefeuilles). Contracten, facturen en meldingen zijn (gelukkig) steeds vaker gedigitaliseerd en hierdoor kunnen vastgoedbeheerders een stuk efficiënter en sneller werken.
Een online omgeving waarin alle handelingen terug te vinden zijn is niet meer weg te denken. De vraag is hoe dit wordt ingericht. Is alles overzichtelijk, heb je 24/7 toegang en is er een vast aanspreekpunt waar je bij terecht kan met eventuele vragen?
Een vastgoedbeheerder dient jouw vastgoedportefeuille zo te organiseren dat jij in één oogopslag kan zien hoe je ervoor staat. Denk bijvoorbeeld aan aflopende huurcontracten, achterstallige betalingen of de status van een renovatie.
5 Ervaringsdeskundigen
Oefening baart kunst, en dat is zeker zo bij vastgoedbeheer. Een ervaren vastgoedbeheerder heeft de meeste situaties al eens meegemaakt en weet hierdoor goed hoe hij hierop in moet spelen en eventuele kosten kan besparen.
Voorbeeld: Een vastgoedbeheerder beheert in één straat 5 rijtjeswoningen. Vorige jaar is er een probleem ontstaan bij een van deze woningen en zijn ze lang aan het zoeken geweest voor dit was opgelost. Inmiddels is de vastgoedbeheerder bekend met dit probleem, heeft dit probleem genoteerd in het systeem, en kan bij een zelfde soort melding direct iemand aansturen. Grote kans dat het probleem namelijk dezelfde oorzaak heeft (i.v.m. zelfde bouw etc.).
Naast ervaring hebben de meeste vastgoedbeheerders zich ook gespecialiseerd in een bepaalde categorie, denk aan het financiële of het technische beheer. Door zich te richten op een van de aspecten van het vastgoedbeheer blijft iedereen doen waar hij goed in is en heb jij als opdrachtgever altijd een specialist aan de lijn.
Bonus Gun factor
Jij loopt toch ook net wat harder voor iemand waar je om geeft of die jou altijd heeft geholpen? Precies, en daarom is de gun factor van een vastgoedbeheerder zo belangrijk. Hij doet het niet alleen, hij doet het samen, met collega’s, specialisten maar ook met jou als verhuurder. Het is daarom belangrijk dat het gevoel en het vertrouwen goed is en goed blijft. Hierdoor weet je dat je op iemand kan bouwen als het mis gaat.
Een voorbeeld:
Er is sprake van een lekkage in de nacht… wie wordt er gebeld? Juist, de huurder belt de vastgoedbeheerder! De vastgoedbeheerder pakt deze melding op en stuurt direct een monteur waar hij al jaren mee samenwerkt. Het resultaat? Als verhuurder kan je vertrouwen op een juiste afhandeling en wordt niet wakker gebeld en, het belangrijkste; je huurder is direct geholpen.
Conclusie
Het kiezen van een vastgoedbeheerder is geen makkelijke opgave. Er zijn grote verschillen in bedrijven, specialisme en natuurlijk de kosten. Kies voor iemand waar jij je prettig bij voelt. Dan zul je waarschijnlijk jaren samenwerken.
Wij, Regio Vastgoedbeheer onderscheiden ons van de rest. Benieuwd hoe? Plan hier een vrijblijvend kennismakingsgesprek.